Coraz więcej firm wysyła swoich pracowników w podróż służbową samolotem – ten nowoczesny środek transportu pozwala szybko i bezpiecznie dotrzeć na miejsce. Jak w takiej sytuacji należy rozliczać koszty delegacji? Czy transfer na lotnisko to część podróży służbowej?
Kiedy rozpoczyna się podróż służbowa?
Żeby podróż pracownika mogła być uznana za służbową, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki. Według przepisów Kodeksu pracy podróż musi odbywać się:
-
poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
-
na polecenie pracodawcy,
-
w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.
Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych. Od podróży służbowej należy odróżnić oddelegowanie, które polega na wysłaniu pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę.
Ze względu na atrakcyjne ceny połączeń lotniczych wielu pracodawców wysyłających pracowników w podróż służbową decyduje się na wykupienie biletów na samolot. Lotniska w Polsce oferują rozbudowaną siatkę połączeń, dzięki czemu pracownicy mogą dotrzeć na służbowe spotkania nie tylko do krajów europejskich, ale także w najbardziej odległe zakątki świata.
Interesującym zagadnieniem jest kwestia rozliczania czasu delegacji – od kiedy uznaje się podróż służbową za rozpoczętą. Jak się okazuje, przejazdu na lotnisko nie można jeszcze uznać za podróż służbową, zaczyna się ona dopiero w momencie startu samolotu. Podobnie w przypadku podróży powrotnej – kończy się ona z chwilą lądowania na lotnisku docelowym.
Czy pracodawca pokrywa koszty dojazdu na lotnisko?
Pracodawca, który wysyła podwładnego w podróż służbową za granicę, jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z dotarciem pracownika na lotnisko. Jeżeli pracownik mieszka lub pracuje w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się port lotniczy, koszty dojazdu są uznawane za koszty krajowej podróży służbowej.
Przykładowo: Anna Kowalska mieszka i pracuje w Rzeszowie. Pracodawca wysyła ją w zagraniczną podróż służbową. Lot odbywa się z Krakowa. W takiej sytuacji pracodawca pokrywa koszty dojazdu do portu lotniczego w Balicach i może je zaliczyć jako koszty podróży służbowej krajowej.
Jednocześnie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży (nie tylko przejazdów, ale również noclegów), a także dieta za czas podróży służbowej.
Jak dotrzeć na lotnisko?
Pracownicy mogą zdecydować się na podróż pociągiem, autobusem lub skorzystać z usług prywatnego przewoźnika. Przedsiębiorstwa kierujące pracowników na służbowe wyjazdy za granicę coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług parkingów przy lotniskach. Panda Parking zlokalizowany przy międzynarodowym porcie lotniczym Kraków-Balice. Dysponuje 450 miejscami na utwardzonym terenie, a zaparkowane pojazdy są monitorowane przez całą dobę. Pracownik, który zaparkuje służbowy pojazd przy lotnisku, może także liczyć na wygodny transfer do i z terminala – przejazdy odbywają się zarówno w dzień, jak i w nocy.
