Nad pytaniem czy warto kontrolować w firmie zastanawia się zapewne niejeden menedżer. Czy lepiej zaufać i dać podwładnym wolną rękę, czy lepiej kontrolować i śledzić każdy krok?
Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa. Niestety jak wskazują badania nadużycia powodowane przez personel w przedsiębiorstwie powodują utratę 5% dochodu rocznego firmy. Nie jest to wiadomość pocieszająca. Bez wątpienia można temu zaradzić, ale trzeba wprowadzić odpowiedni sposób kontroli pracowników. Nie zapomnijmy przy tym jednak, że nikt nie lubi być bez przerwy kontrolowanym. Dlatego wprowadzając kontrolę w firmie należy znaleźć złoty środek, co zapewne nie będzie łatwe.
Nie łatwe zadanie
Niestety jak wskazują badania nie jest łatwo z firmy wyeliminować nadużycia. Co gorsza według informacji nadużycia nader rzadko są powodowane przez pracowników szeregowych. O wiele częściej powodowane są przez osoby z kręgów kierowniczych. Czyli tak naprawdę przez osoby, które takie nadużycia powinny eliminować. Jest to duży problem, ponieważ menedżerów nieco trudniej skontrolować, chociażby ze względu na dość szerokie uprawnienia. Jednak za czym przejdziemy do prób eliminowania takich nadużyć, musimy w pierwszej kolejności określić co to są nadużycia w przedsiębiorstwie. Nadużycia są to wszelkie możliwe gospodarcze i finansowe oszustwa, które działają na szkodę firmy i oczywiście przynoszą korzyść osobom ich dokonującym. Są to między innymi:
- Tworzenie fałszywych lub w części zafałszowanych rozliczeń oraz sprawozdań finansowych
- Kradzieże, wszelkiego typu, czyli przywłaszczenie mienia lub środków finansowych
- Udzielanie kontrahentom zbyt długich terminów płatności za usługi lub nie ściąganie istniejących zaległości
- Korupcja
- Zakup różnych towarów za cenę o wiele wyższą niż standardowa i osiąganie w związku z tym korzyści finansowych.
To oczywiście tylko niektóre z możliwych nadużyć. Niestety w takich wypadkach pomysłowość nie zna granic.
Odpowiednia kontrola
Oczywiście tego typu nadużyciom trzeba zapobiegać. Jak to robić? Należy kontrolować. Jednak nie da się chodzić za każdym pracownikiem i patrzeć mu na ręce. Należy stworzyć system wzajemnej kontroli pomiędzy pracownikami, system kontroli menedżerów, również tych wyższego stopnia. Dobrym pomysłem będzie w tym wypadku analiza ryzyka, popełnienia takich występków przez pracowników. Bezwzględnie każdy właściciel firmy, menedżer, zarządzający powinien opracować własne strategie na wypadek nadużyć w firmie. Zapewne nie da się takich postępków wyeliminować zupełnie, ale można je ograniczyć do minimum i przede wszystkim szybko wykrywać. Każdy w firmie musi mieć świadomość tego, że nadużycia nawet najmniejsze nie będą przez nikogo tolerowane, kadra kierownicza powinna w tym względzie świecić przykładem. Są nawet dostępne na rynkach specjalistyczne programy zarządzania ryzykiem w firmach, które każdy menedżer może wdrożyć u siebie w przedsiębiorstwie. Nie jest łatwo wykryć nadużycia, ale należy za wszelką cenę chronić przed nimi firmę.
